Cómo elegir la herramienta BPM adecuada

Encontrar la herramienta perfecta de gestión de procesos de negocio (BPM) puede ser un desafío. No hay dos empresas exactamente iguales y sus requisitos únicos exigen soluciones personalizadas. En un mundo donde los proveedores de BPM pueden prometer una solución única para todos, es esencial reconocer que el camino hacia el éxito de su organización es distinto. Pero, ¿cómo elegir la herramienta BPM adecuada?

En esta publicación de blog, nos gustaría compartir nuestra experiencia y brindarle orientación a la hora de elegir la herramienta BPM ideal para sus requisitos de negocio específicos. Continúe leyendo para descubrir los criterios que le ayudarán a tomar una decisión informada en su proceso de selección de herramientas BPM.

Primero debe preguntarse: ¿Para qué quiere utilizar una herramienta BPM? ¿Qué beneficios y resultados específicos busca y cómo podrían mejorar su organización? ¿Su objetivo principal es monitorear y optimizar un conjunto selecto de procesos operativos clave, o prevé un análisis y una optimización más amplios de los procesos de toda su empresa?

Además, ¿qué otros objetivos espera alcanzar a través de su gestión de procesos? ¿Está buscando automatizarlos, implementarlos en toda la organización e integrar BPM sin problemas en sus operaciones principales?

Estas consultas pueden ser numerosas, pero constituyen la piedra angular de su estrategia BPM a largo plazo.

Las preguntas anteriores muestran que existen diferentes tipos de herramientas BPM en el mercado. Permítanos presentarle algunas siglas: las herramientas BPM se pueden definir en términos generales como herramientas BPA, EBPA o BPMS.

1. BPA (Análisis de procesos de negocio) es como tener una lupa detallada para sus procesos de negocio. Le ayuda a comprender cómo funcionan las cosas actualmente y dónde aún puede mejorarlas. Con BPA, puede identificar las áreas exactas que necesitan mejorar. De forma similar a como puedes encontrar y solucionar cuellos de botella en un atasco para mantener el flujo de tráfico.
2. EBPA (Análisis de procesos de negocio empresarial), por otro lado, es como dar un paso atrás para ver todo el sistema de tráfico. Se trata de analizar cómo trabajan juntas las diferentes partes de la organización, garantizando que cada departamento y equipo esté sincronizado para impulsar todo el negocio. Es como comprender cómo están conectadas todas las carreteras de una ciudad para que el tráfico fluya sin problemas.
3. Por último, BPMS (Business Process Management Suite) es su centro de comando todo en uno para ejecutar todo el programa. Es la herramienta que no sólo le ayuda a diseñar y gestionar sus procesos, sino que también los vigila de cerca para asegurarse de que todo funcione de la manera más eficiente posible. Es como tener una sala de control central que automatiza tareas, mantiene todo organizado y garantiza que las operaciones se ejecuten como una máquina bien engrasada.

Tener en cuenta estos diferentes enfoques es clave para encontrar la herramienta BPM adecuada que se alinee con sus metas y objetivos específicos. Se trata de comprender si necesita esa lupa detallada, una perspectiva más amplia de todo el sistema o un centro de control integral para dirigir su negocio hacia el éxito.

Al determinar la herramienta BPM más adecuada para su organización, es fundamental considerar la notación y los estándares que mejor se alinean con sus requisitos específicos. Esto puede afectar significativamente la efectividad de sus iniciativas BPM. Por ejemplo, optar por notaciones ampliamente reconocidas como BPMN (Business Process Model and Notation)  puede facilitar la visualización clara y la comprensión de procesos complejos, fomentando una comunicación fluida entre los equipos. Por otro lado, BPEL (Business Process Execution Language) se especializa en orquestar flujos de trabajo entre organizaciones, permitiendo la ejecución precisa de tareas y garantizando una coordinación fluida entre varios servicios web.

Aparte de estas, otras notaciones esenciales como DMN (modelo y notación de decisión) ayudan a representar y gestionar la lógica de decisiones dentro de los procesos de negocio, mientras que CMMN (modelo y notación de gestión de casos) prueba invaluable en el manejo efectivo de procesos basados en casos. Al evaluar la compatibilidad, la escalabilidad y las mejores prácticas de la industria asociadas con diferentes notaciones y estándares, puede tomar una decisión informada que respalde de manera óptima los objetivos y aspiraciones únicos de BPM de su organización.

Utilizar BPMN (Business Process Model and Notation)  dentro de una herramienta BPM, como ADONIS, ofrece un lenguaje universal para una comunicación fluida y optimización de procesos. Con su lenguaje visual estandarizado, BPMN permite una comunicación efectiva y una documentación clara de los procesos, fomentando la transparencia y la alineación en toda su organización.

Ahora que ha determinado las necesidades de su empresa y los requisitos para su tipo de herramienta BPM, puede comenzar a seleccionar un proveedor. Hay varios criterios que debe considerar.

Al elegir la herramienta BPM adecuada, es imperativo considerar los antecedentes y la credibilidad del proveedor. Busque un proveedor de confianza con un historial de implementaciones exitosas y un sólido sistema de soporte. Quizás pueda leer las guías de mercado y elegir la que los clientes eligen habitualmente como su Proveedor de BPM de elección.

Comprender la reputación del proveedor dentro de la industria y su compromiso con el soporte y el desarrollo continuos es crucial para una integración fluida y exitosa.

Evalúe la capacidad de la herramienta BPM para admitir varios escenarios de aplicación. La herramienta BPM adecuada se adapta a los diferentes requisitos de la industria y puede manejar de manera efectiva diversos casos de uso, lo que permite una integración perfecta entre departamentos y funciones dentro de la organización. Para ser más específicos, algunas herramientas BPM como ADONIS se extienden más allá del ámbito tradicional de BPM e integran perfectamente funciones adicionales como gestión de riesgos, estrategia y gestión del desempeño, introduciendo elementos de la cartera de TI de la organización y conectándolos con la documentación BPM y la gestión documental integral, promoviendo un enfoque holístico para la eficiencia organizacional y operaciones fluidas.

• Modelado: evalúe las capacidades de modelado de la herramienta, asegurándose de que ofrezca una interfaz fácil de usar para crear y personalizar modelos de procesos, lo que permite la representación eficiente de flujos de trabajo complejos y lógica empresarial.
• Documentación de procesos: busque funciones que faciliten la documentación integral de los procesos, incluida la capacidad de capturar información detallada del proceso, control de versiones y generación automática de documentación para facilitar la consulta y el intercambio de conocimientos.
• Flujos de aprobación: busque funcionalidades que admitan flujos de trabajo de aprobación eficientes, permitiendo transiciones fluidas entre versiones de procesos y garantizando una gestión adecuada de los cambios dentro de la organización.
• Análisis: evalúe las capacidades analíticas de la herramienta, como las funciones avanzadas de generación de informes y visualización de datos, que permiten un análisis en profundidad del rendimiento del proceso, la identificación de cuellos de botella y oportunidades para la optimización de procesos.
• Acceso de lector: asegúrese de que la herramienta proporcione acceso de lector seguro y controlado, permitiendo a las partes interesadas designadas ver y comprender los procesos sin comprometer información confidencial o datos críticos.
• Simulación: busque capacidades de simulación que permitan probar modelos de procesos en diversos escenarios, facilitando la identificación de problemas potenciales y la validación del diseño del proceso antes de la implementación.

Considere las funciones administrativas de la herramienta BPM, incluida la gestión de usuarios, el control de acceso y las opciones de configuración. Una interfaz administrativa fácil de usar con sólidas medidas de seguridad es crucial para mantener la integridad de los datos y garantizar un funcionamiento fluido dentro de la organización.

Evalúe la disponibilidad de recursos introductorios, materiales de capacitación y documentación de soporte proporcionados por el proveedor. Considere las tecnologías admitidas por la herramienta, garantizando la compatibilidad con su infraestructura de TI existente. Además, examine cuidadosamente los modelos de precios y las opciones de licencia para determinar la solución más rentable que se alinee con el presupuesto y los objetivos a largo plazo de su organización. Priorice a los proveedores que ofrecen programas de capacitación integrales y atención al cliente receptiva para facilitar un proceso de incorporación fluido y asistencia continua según sea necesario.

Nuestra guía desenreda el complejo panorama de las herramientas de gestión de procesos de negocio (BPM) y destaca la singularidad del camino hacia el éxito de cada organización. Desde estrategias y enfoques hasta criterios críticos, este artículo proporciona información para ayudarle a elegir la herramienta BPM más adecuada.

Para comparar proveedores fácilmente y elegir la herramienta BPM adecuada, consulte nuestra plantilla RFI detallada con una útil lista de verificación de consideraciones clave. Con nuestra guía y esta herramienta en mano, estará bien equipado para seleccionar la solución BPM que mejor se adapte a los objetivos y aspiraciones de su organización.